Архівування документів

Top  Previous  Next

В цьому розділі:

Налаштування архівації документів

Як працювати з архівом

Перенесення документів у архів

В програмному комплексі додана можливість створення архівів документів. Переміщення документів у архів зменшує обсяг даних, що обробляються у програмі, та пришвидшує її роботу.

До архівної бази додаються первинні документи, для яких користувач обирає "Помістити в Архів" при умові, що модуль Архівування документів активований.  Документи, переміщені у архів, доступні для перегляду у модулі Реєстр первинних документів.

Зверніть увагу! Документи, що були перенесені до архіву, видаляються з бази даних програми і зберігаються на жорсткому диску компютера у архівних файлах.

Зменшення фактичного розміру самої бази даних не відбувається, зменшується тільки обсяг даних, завдяки чому збільшується швидкодія програмного комплексу.

При цьому, документи доступні до перегляду та друку у програмі.

Видалення файлу архіву з диску компютера призведе до втрати даних про архівні документи.

Архітектура модуля

Натисніть на рисунок, щоб збільшити

 

У модулі Реєстр первинних документів відображаються записи про документи, що знаходяться в архівній базі.

Програма може не мати доступу до архівної бази, але Ви бачитимете запис документа в поточній базі даних програми.

З архівними документами у програмі обмежені дії - можливий лише перегляд, експорт та друк.

Наверх

Налаштування архівації документів

Для налаштування архівації відкрийте модуль Архівування документів та виконайте дії в наступній послідовності:

1. Активуйте функцію архівування, встановивши опцію Архівування періодів. Якщо опція не встановлена, архівування виконуватися не буде.

2. У полі За періодом із випадного списку оберіть період, за який будуть створюватись архівні файли: Місяць, Квартал, Рік.

3. У полі Шлях зберігання архіву вкажіть каталог на жорсткому диску компютера, в якому будуть зберігатися архівні файли.

Натисніть на рисунок, щоб збільшити

4. Для створення архіву натисніть кнопку Розпочати архівування.

5. Відкриється вікно повідомлення:

Для продовження натисніть ОК.

Будуть створені файли архівів відповідно до обраного періоду архівування. Наприклад, якщо обрано період місяць, буде створено файли архіву для кожного місяця, в якому існують відпрацьовані документи. До архіву переносяться документи, що мають стан обробки "Архівний".

Після завершення архівування буде відображено протокол виконання операції:

У вікні модуля відобразиться перелік архівних файлів, що були створені.

Натисніть на рисунок, щоб збільшити

У розділі Документи, у колонках з (включно) і по (не включно) вказані діапазони дат виписки документів, що зберігаються у файлі архіву.

Примітка:

Якщо не знайдено жодного документу, що має стан "Архівний", буде виведено відповідне повідомлення, файл архіву створено не буде.

Наверх

Як працювати з архівами

Додавання архіву

Додавання архівів для перегляду у програмі виконується по натисканню кнопки Додати існуючий (див. рисунок).

Оберіть файл архіву, який необхідно додати, та натисніть кнопку Открыть:

Натисніть на рисунок, щоб збільшити

Доданий архів відобразиться у вікні модуля.

Додати можливо лише архів, що містить документи з кодом ЄДРПОУ поточного підприємства.

Наверх

Видалення архіву

Для видалення архіву зі списку, оберіть рядок архіву та натисніть кнопку Видалити.

Натисніть на рисунок, щоб збільшити

Відкриється вікно повідомлення:

Для підтвердження видалення натисніть Так.

Видалений архів не буде відображатися у списку вікна модуля, але залишається на жорсткому диску у вказаному каталозі.

Документи, що містяться у архіві, який було видалено, недоступні для перегляду у програмі.

Наверх

Перенесення документів у архів

У Реєстрі первинних документів, документи, які знаходяться у файлах архівів, позначаються символом у колонці Архів.

До архіву можливо перемістити документи, що мають стан обробки «Архів». Для встановлення стану обробки «Архів» виділіть документ, чи групу документів у вікні Реєстру первинних документів, та оберіть команду Файл > Помістити в архів (із контекстного меню > Помістити в архів). Помістити в архів можливо будь-які документи.

Натисніть на рисунок, щоб збільшити

Якщо встановлена опція Архівування періодів, документи, для яких встановлено стан обробки «Архів», автоматично переносяться у архівний файл. Після виконання команди Помістити в Архів, виводиться вікно повідомлення:

Для підтвердження перенесення документів у архів натисніть ОК.

Програма повідомить про завершення операції:

Переглянути список архівних документів у Реєстрі первинних документів можливо обравши фільтр Стан обробки - Архів.

У протоколі роботи для таких документів відображається повідомлення «Документ знаходиться в архіві <Імя файлу архіву>».

УВАГА!

При створенні резервної копії документи в архіві не попадатимуть в резервну копію.

Наверх